Os 10 erros mais comuns na gestão de uma empresa

A gestão financeira é tão importante para uma empresa quanto uma bússola é para um navio. Navegar sem rumo em alto mar é extremamente arriscado. Você pode até conseguir chegar em algum lugar, mas dificilmente chegará ao destino que havia planejado. Evite erros, tenha uma gestão financeira eficiente.

1 – Não possuir um sistema de gerenciamento

Colocamos esse erro no topo da lista por um simples motivo: o sistema de gerenciamento norteia a empresa. Para seguir com segurança, é preciso conhecer cada detalhe das operações e processos que envolvem o seu negócio.

Controle do fluxo de caixa, volume de produtos em estoque, o custo que o estoque representa para a empresa, quanto os sócios estão recebendo, dentre muitas outras coisas. Cada informação dessa é estratégica para seu negócio. Conhecer esses dados aumenta consideravelmente a percepção de erros e oportunidades, ajudando a corrigir o rumo que empresa está tomando. Por isso, mantenha um sistema de gerenciamento que reúna todas as informações e facilite a administração da sua PME.

2 – Não registrar todas as operações realizadas

Não registrar as operações da sua empresa é como relaxar na proa do navio enquanto litros e litros de água entram por um furo enorme no casco.

O registro de operações ajuda a manter o controle sobre a companhia. Somente assim será possível saber se o departamento de compras precisa adquirir mais unidades de determinado produto, o quanto de dinheiro entrou no caixa, o quanto saiu para pagar contas, quantos clientes foram atendidos, qual foi o volume de operações em determinado dia, mês ou ano e etc.

O sistema de gerenciamento só vai ser útil se for alimentado com dados atualizados. E, para isso, é preciso registrar todas as operações.

3 – Não conhecer o estoque de mercadorias

Conhecer o seu estoque é importante por dois motivos. Em primeiro lugar, para você não vender ao cliente algo que não possui. Em segundo lugar, mas não menos importante, para você não desperdiçar dinheiro com armazenamento desnecessário.

Há vários tipos de produtos que possuem data de validade. Se você tem dezenas de itens no seu estoque que se aproximam do vencimento, chegou a hora de fazer uma grande promoção. Caso contrário, você corre o risco de pagar armazenamento para produtos estragados.

Outro caso comum é o de excesso de produtos iguais. Talvez você esteja desperdiçando armazenagem com um volume grande de itens que possuem pouca saída. O estoque representa um dos principais custos de uma empresa e tem relação direta com o preço do produto na prateleira. Otimizar o estoque é dar competitividade a sua empresa.

4 – Não fazer o fluxo de caixa

Quanto você recebeu de dinheiro no seu caixa hoje? Esse dinheiro veio das vendas ou foi um aporte de investimentos? E quanto saiu? O valor que saiu, foi para pagamento de contas, para devoluções a clientes insatisfeitos ou para remuneração dos sócios?

Se você não consegue responder a estas perguntas, está na hora de controlar melhor o seu fluxo de caixa. Além de oferecer um controle detalhado sobre a movimentação do capital da empresa, o fluxo de caixa pode lhe indicar dados estratégicos, como, por exemplo, identificar um fornecedor que recebe regularmente um volume grande de dinheiro da sua empresa. É possível que, para manter o relacionamento com um bom cliente, o fornecedor pode conceder descontos.

5 – Não saber os custos e as despesas dos produtos

Calcular o preço dos produtos não é tarefa fácil. Existem vários fatores externos e internos que contribuem para a formação do preço. Conhecer os fatores externos leva algum tempo, contudo os fatores internos estão ao seu alcance.

Não saber os custos relacionados ao produto, como o valor de produção ou aquisição, impostos, valor de armazenagem e valor de transporte, é dar vantagem ao concorrente. Preços errados são como furos no casco do navio. Ou você evita, ou tapa rapidamente.

6 – Não conhecer o ciclo financeiro das operações

Como se dá a movimentação de capital dentro da sua empresa? Ele inicia com a aquisição de mercadorias, passa pelo pagamento do estoque, transporte, impostos e retorna para você com a venda do produto? Ou o dinheiro que entra pela venda é usado para pagar impostos, estoque, transporte e o que sobrar vai para as aquisições?

O capital percorre um fluxo através dos processos da sua empresa. Para que ela funcione corretamente, parte do dinheiro precisa estar nesse fluxo constantemente. Quem não conhece essa informação, pode acabar retirando dinheiro do fluxo de caixa, desorganizando os processos da empresa.

7 – Não fazer um balanço patrimonial

Na medida em que o negócio cresce, é preciso comprar imóveis, veículos, ferramentas, móveis, computadores e material de escritório. Muitas vezes, esse crescimento se dá de maneira repentina e acaba se tornando desordenado.

Além de representar o valor que sua empresa possui, o balanço patrimonial ajuda a identificar necessidade de expansão ou retração.

8 – Não estabelecer um valor fixo de pró-labore

Assim como um capitão de cruzeiro não se lança ao mar sem um mapa de navegação, os sócios não devem se lançar numa empreitada sem estabelecer alguns acordos antes.

Defina um valor fixo de pró-labore para cada um dos sócios, inclusive para você. Esse valor pode ser igual para todos ou proporcional ao capital que cada um aplicou na abertura da empresa. Monitorar essa remuneração evita distorções na companhia e brigas entre os sócios.

9 – Não separar despesas pessoais dos sócios das contas da empresa

Esse é um dos erros mais comuns entre os empresários. Muitos sócios costumam utilizar a conta da empresa para pagar despesas ou realizar aquisições pessoais. Essa mistura é bastante prejudicial para a companhia, pois distorce os custos fixos de qualquer PME.

10 – Não fazer um demonstrativo de resultados

Só é possível saber se o navio está navegando para o lugar certo monitorando o mapa constantemente. O demonstrativo de resultados oferece os dados necessários para realizar esse monitoramento.

Um bom demonstrativo consegue fornecer aos sócios um diagnóstico completo dos processos da companhia, incluindo os custos e as receitas. Além de indicar se a empresa é lucrativa, o demonstrativo te ajuda a entender o por quê.

Sem uma análise correta do planejamento financeiro fica difícil prosperar. Ter um sistema de gestão financeira é essencial para garantir os lucros!