Toda empresa precisa prestar contas e pagar impostos em dia. Pois, caso não o faça, pagará multas que podem comprometer a saúde da empresa.
A Nota fiscal eletrônica facilita a gestão, reduz custos e torna os processos menos burocráticos, sem contar os outros inúmeros benefícios que a NF-e possui.
Nesse post, vamos tratar da NF-e, para que você entenda o que é? Para que serve? Os seus benefícios. E como fazer para emitir a NF-e.
Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
A nota fiscal eletrônica é um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital.
A nota fiscal eletrônica, foi criada em 2006, visando modernizar o processo de emissão de notas e melhorar a fiscalização das empresas.
Os procedimentos fiscais se tornaram mais rápidos e simples, já que tudo é feito pela internet, principalmente se você contar com um emissor de NF-e inteligente.
Devido as Leis fiscais e tributárias serem extremamente complexas, a implantação do modelo eletrônico é gradativa.
Hoje em dia quase todos os estados já contam com essa facilidade, porém, não são todas as cidades que utilizam a NF-e, contudo, em breve o documento já será adotado por todas as cidades.
Para que serve a NF-e?
A NF-e serve para formalizar qualquer transação de venda que envolve o prestador de serviço ou vendedor, o comprador e os órgãos públicos.
A NF-e também é válida como recibo e pode ser utilizada para recolhimento de impostos.
Um grande benefício da NF-e, é que você consegue produzir mais para ver o seu negócio crescer e se manter legalizado.
Tipos de NF-e
No Brasil, temos diversos tipos de NF-e, contudo, umas são mais utilizadas, que são essas:
➢ Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): é voltada para a prestação de serviços de qualquer natureza, como clínicas médicas ou veterinárias, escolas, academias e consultorias em geral. Na internet, é utilizada quem vende produtos online.
➢ Nota Fiscal de Produto (NF-e): é utilizada quando se compra um produto físico em e-commerces ou lojas físicas. Exemplo: sites como Casas Bahia, Americanas, pois realizada uma compra online, porém, o usuário vai receber o produto físico.
➢ Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e): ainda em fase de implantação, ele é uma alternativa para substituir os cupons fiscais muitos comuns no varejo.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal de produto (NF-e) e a de consumidor devem ser emitidas pelo software da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado, que é instalado no seu computador gratuitamente.
Já a nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser criada no site da prefeitura correspondente.
O problema para a emissão das notas fiscais, residem justamente na instabilidade dos sites da Sefaz, quanto os órgãos municipais. Essa instabilidade costuma ser maior no início e fim do mês, quando há um alto volume de documentos fiscais a serem gerados.
Outro obstáculo enfrentado é que as prefeituras não possuem um padrão para a emissão de nota fiscal eletrônica, o que pode ser um grande complicador. Algumas prefeituras exigem o uso de um certificado digital, outras login e senha.
Para evitar esses problemas burocráticos, a melhor opção é contratar um emissor de NF-e eficiente para fazer esse trabalho para você.
Emissor de NF-e
O emissor de nota fiscal eletrônica tem a função de fazer os procedimentos de forma 100% automática. Isso quer dizer que ele deve se integrar com as prefeituras e saber lidar com as instabilidades e exigências de cada uma delas.
Com o uso do emissor de NF-e, você tem tempo para focar em seu negócio e não precisa ficar se preocupando com questões burocráticas e muitas vezes complexas.
É importante que o software seja integrado com o seu meio de pagamento utilizado.
No mercado já existem softwares inteligentes que conseguem se conectar a essas plataformas de vendas sem que você tenha que sair do sistema. Dessa forma, você tem acesso aos seus pagamentos e às notas fiscais dentro do mesmo ambiente.
Armazenamento das notas fiscais eletrônicas
A primeira dúvida que surge quando começa a emitir a NF-e, diz respeito ao seu armazenamento. Será que é necessário armazenar a NF-e? E a resposta é sim.
A maioria dos estados e prefeitura exigem que as notas sejam armazenadas por até 5 anos. A obrigatoriedade de armazenamento da NF-e, serve para eventuais trocas de produtos ou serviços, controle da garantia ou ainda quando houver uma fiscalização da Receita Federal.
Apesar dos órgãos públicos terem controle sobre as notas emitidas, eles deixam claro que é dever dos usuários armazená-las pelo período indicado. O armazenamento das notas pode ser em formato XML ou PDF.
Não é preciso imprimir as NFs-es, já que a nota digital surgiu exatamente para diminuir a quantidade de papel impresso. Uma opção é utilizar softwares especializados nesse armazenamento.
Os benefícios da NF-e
A NF-e possui vários benefícios. Veja:
- Reduz os custos com papel impresso, armazenamento e estoque;
- Promove as vendas pela internet e incentiva a aplicação de novas tecnologias;
- Melhora a segurança dos processos fiscais, já que os documentos precisam de validação;
- Diminui as chances de sonegação de impostos, já que melhora a fiscalização das empresas;
- Reduz as chances de erros no processo, que eram comuns com a nota manual;
- Aumenta a produtividade do negócio, já que é possível automatizar as emissões.
- Estimula os funcionários que não precisam fazer uma função extremamente repetitiva e podem ser valorizados em tarefas mais importantes.
O único problema enfrentado na emissão da NF-e, é a complexidade imposta pelos estados e municípios. Por isso, que existem no mercado softwares que fazem esse trabalho burocrático e chato para você. Assim você tem tempo para focar na estratégia de crescimento da sua empresa.
E você, já trabalhou com um software de gestão? Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Deixe o seu comentário aqui no post e descubra como podemos ajudá-lo!
