O que é a conciliação bancária
A conciliação bancária é tarefa do departamento financeiro. Ela consiste em conferir se os saldos existentes nos controles internos estão de acordo com as transações efetivamente realizadas nas contas bancárias — verificando os números do banco.
Com base no extrato, o setor financeiro deve confirmar os lançamentos bancários com os registros em seus controles internos.
Os saldos diários do banco devem ser idênticos aos dos controles da empresa. Do contrário, algum registro certamente foi esquecido ou feito de forma errada.
Como fazer a conciliação bancária
Com os cinco passos que explicaremos agora, qualquer empresa pode iniciar a sua conciliação ou retomar o processo — caso tenha o interrompido.
Eles são básicos e simples, mas fazem o negócio atingir os objetivos da conciliação. E, especialmente para empresas pequenas, as etapas constituem um procedimento direto e fácil, o ideal para negócios desse porte.
Passo 1: identificar e separar as contas bancárias
O número de conciliações não vai de acordo com a empresa, mas sim com as contas que ela tem. Ou seja, se forem duas contas são necessárias duas conciliações.
Por isso, elas precisam ser listadas e uma conciliação bancária tem de ser feita para cada conta.
Passo 2: verificar os saldos bancários
É preciso firmar o ponto de partida correto para a conciliação: o acerto entre saldos de banco e controle financeiro.
Portanto, os valores das contas têm de ser checados e o mesmo deve ser feito nos controles da empresa. Então, neste momento, duas realidades podem surgir:
- Não há saldo interno, pois, a conciliação apenas iniciará: o que deve ser feito é lançar o saldo do banco no controle financeiro para continuar a conciliação posteriormente;
- Há saldo por conciliação anterior, mas está diferente do bancário: é preciso verificar se há lançamentos errados e corrigi-los. Mas se o problema for a falta de lançamentos, eles precisam ser feitos e depois deve-se verificar se o saldo bateu com o da conta bancária.
Passo 3: verificar os históricos
O detalhamento das transações não faz diferença nos números, mas ajudam a identificar movimentações.
Como nem sempre é possível lembrar de cada ocorrência financeira, o ideal é definir históricos e sempre usá-los.
Passo 4: realizar os lançamentos
Após as etapas acima, os lançamentos de manutenção corrente da conciliação podem ser feitos.
Todos eles devem ter documentos fiscais ou contábeis como comprovantes. E os papéis, ou arquivos, precisam ser armazenados e organizados de forma que sejam facilmente localizados.
Caso os bancos que mantêm as contas permitam a integração com o sistema utilizado pela empresa, tudo se torna mais fácil. Mesmo assim, o responsável pelo processo não pode deixar de diariamente importar e integrar dados e organizar os documentos geradores das movimentações.
Passo 5: analisar os resultados frequentemente
As atualizações da conciliação bancária devem ser diárias, ou sempre que haver movimentações. E a cada atualização, deve-se verificar se os saldos estão iguais.
Assim, rapidamente o responsável pode identificar algum erro ou falta de lançamento e corrigir. Porém, se a análise for feita apenas no encerramento do mês, torna-se muito mais difícil corrigir uma divergência.
