O controle de contas a pagar e receber da sua empresa pode ser algo difícil de fazer. Atrasos, prazos de pagamento diferentes e sistemas de cobrança pouco eficientes podem tornar o processo extremamente complicado. O bom controle de contas a receber pode ser a diferença entre um caixa positivo e finanças em desordem.
Seja organizado
Para ter um bom controle das contas a receber o primeiro mandamento é ser organizado. Você precisa saber exatamente qual é o vencimento de cada conta, quanto poderá esperar em cada mês e de que forma serão realizados os pagamentos. Monitore também quais são os clientes que atrasam mais e quais costumam pagar com antecedência. Prepare-se para lidar com cada perfil.
É importante também ter uma rotina de emissão de cobranças. Para evitar atrasos de pagamento, o primeiro passo é não atrasar a cobrança, prática que infelizmente é muito comum em várias empresas.
Você tem que cobrar
Não tenha medo de cobrar; se você prestou um serviço ou vendeu um produto é seu direito receber. O cliente não pode ficar menos ou mais satisfeito porque você está fazendo o papel de o cobrar caso ele atrase o pagamento. Não hesite em o fazer. Se o cliente ficar irritado com uma cobrança, talvez não seja exatamente interessante mantê-lo, pois certamente os atrasos ou a falta de pagamento serão frequentes.
A cobrança, quando o prazo é ultrapassado, é importante, mas às vezes também basta uma lembrança próxima ao dia do vencimento da conta. Alguns clientes, sem má-fé, simplesmente esquecem de pagar, seja por desatenção ou falta de organização.
Calcule o índice médio de inadimplência
A inadimplência é uma realidade em qualquer tipo de negócio, você deve aprender a reduzí-la e trabalhar com ela. Uma boa estratégia é calcular o índice médio de inadimplência. A primeira utilidade desta prática é poder fazer a projeção de fluxo de caixa com mais precisão, sem superestimar as contas a receber. Além disso, se você detectar um índice muito alto, sabe que precisará rever sua política de cobrança.
Use um software de fluxo de caixa
Você pode fazer o controle das contas a receber por uma planilha ou até mesmo manualmente, mas são inegáveis as vantagens de se usar um bom software que tenha funções de controle de fluxo de caixa. Além do controle das contas a receber ficar muito mais fácil, você poderá calcular o impacto que a inadimplência pode ter no seu negócio e como se preparar para isso.
Usar uma solução online como organizador de contas a receber permite que você, por exemplo calcule que sua taxa média de inadimplência seja de 5%. Se a projeção de fluxo de caixa indicar que este valor deixará sua empresa no vermelho você terá que concentrar todos os esforços em reduzir este índice.
Um software financeiro mais amplo, que integre o controle de contas a receber com emissão de cobranças, por exemplo, é ainda melhor.
Dê vantagens a quem pagar antecipado
O melhor para sua empresa é receber o pagamento de forma antecipada. Mas por que um cliente pagaria mais cedo se ele não obtém nenhum ganho com isso? Por isso, ofereça vantagens para os clientes que pagarem em dia e – mais ainda – para os que pagarem antecipadamente.
Organização é a chave para controlar as contas a receber. Essa atitude irá ajudá-lo a verificar o dinheiro em caixa e conhecer como os clientes pagam.
